Prozesse und Abläufe

Ablauf des Erstellungs- und Einreichungsprozesses

Prozess für die Erstellung und Einreichung einer Datensammlung

Die Einreichung einer Datensammlung im Repositorium erfolgt in vier aufeinanderfolgenden Prozessschritten. Diese Schritte stellen sicher, dass die Daten korrekt beschrieben, rechtlich abgesichert und technisch für die langfristige Archivierung vorbereitet sind. Forschende werden per E-Mail über jeden Schritt informiert.

1. Datensammlung erstellen

Forschende erstellen ihre Datensammlung selbst im Repositorium. Dabei füllen sie die Metadatenformulare für alle Ebenen aus – von der Datensammlung über die Teilsammlungen bis hin zu Datensätzen, Forschungsdaten und Anhängen. Die Grundstruktur mit drei Teilsammlungen und jeweils zwei Forschungsdaten ist bereits angelegt und kann während der Bearbeitung angepasst werden. → Datensammlung strukturieren

Zusätzlich werden die Dateien hochgeladen und die gewünschten Zugriffsrechte sowie die passenden Lizenzen vergeben. Für die Erstellung stehen insgesamt vier Wochen zur Verfügung.

2. Rechte- und Metadatenreview

Nach der Einreichung durchläuft die Datensammlung ein zweistufiges Review durch Personen mit den Rollen Rechtemanagement und Metadatenreview. Diese Rollen liegen derzeit im ZIMK.

• Rechtereview: Es wird geprüft, ob die gewählten Zugriffsrechte und Lizenzen zu den Angaben der Datengebenden passen. Bei Datensammlungen „auf Anfrage“ wird insbesondere bewertet, ob die angegebenen Freigabebedingungen verständlich und nachvollziehbar formuliert sind.

• Metadatenreview: Hier wird auf Vollständigkeit und Plausibilität der Metadaten geachtet. Besonderes Augenmerk liegt auf Verschlagwortung, Urheberangaben, der Verwendung von GND-Schlagwörtern sowie der Verständlichkeit der Abstracts.

Fallen Unstimmigkeiten auf, wird die Datensammlung mit Hinweisen an die Forschenden zurückgegeben. Erst wenn alle Punkte geklärt sind, wird der Review abgeschlossen. Das Review erfolgt in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen.

3. Vertragsschluss

Vor der endgültigen Übernahme der Datensammlung wird ein Datenübernahmevertrag abgeschlossen. Dieser Vertrag regelt zwei zentrale Punkte:

• Die Universität erhält die Rechte, die Daten langfristig zu sichern und – entsprechend den gewählten Zugriffsrechten – bereitzustellen.

• Die Datengebenden versichern, dass sie keine Rechte Dritter verletzen.

Der Vertrag wird als PDF bereitgestellt und muss von allen Datengebenden sowie der Universitätsleitung analog unterschrieben werden. Die unterschriebene Seite muss im Original zurückgesendet werden. Sobald alle Unterschriften vorliegen, erhalten die Datengebenden eine Kopie. Die Bearbeitung durch die Universität dauert in der Regel zwei bis drei Werktage; die Gesamtdauer hängt jedoch maßgeblich davon ab, wie schnell die Datengebenden unterschreiben.

4. Archivierung und Bereitstellung

Nach dem Vertragsschluss wird die Datensammlung endgültig in das Repositorium übernommen. Dabei laufen im Hintergrund technische Aufbereitungsschritte, etwa die Vorbereitung der Langzeitarchivierung. Die Universitätsbibliothek wird informiert, damit die DOI aktiviert werden kann.

Die Bereitstellung der Daten erfolgt entsprechend den zuvor festgelegten Zugriffsrechten. Eine inhaltliche Prüfung der Daten findet nicht statt; das Repositorium bietet eine reine Bitstream Preservation. Die technische Prüfung der Dateien erfolgt bereits vor dem Review automatisch.