Prozesse und Abläufe

Ablauf des Vertragsschließungsprozesses

Nach erfolgreichem Abschluss des → Reviewprozesses wird der Vertragsschließungsprozess eingeleitet. In „Meine Datensammlungen“ ist der Status der Datensammlung jederzeit einsehbar. Sobald der Rechtemanager den Vertrag bearbeitet, wechselt der Status auf „Vertrag wird von den Vertragspartnern unterschrieben“.

Der Rechtemanager erstellt den Datenübernahmevertrag aus dem System heraus und übermittelt diesen analog an alle Datengebenden sowie die Universitätsleitung. Jede der beteiligten Parteien erhält eine eigene Unterschriftsseite, die unterschrieben und an den Rechtemanager zurückgesendet werden muss.

Liegt nicht von allen Parteien eine Unterschrift vor, kann die Datensammlung nicht ins Repositorium übernommen werden. Dies ist der letzte Zeitpunkt, an dem der Prozess noch gestoppt werden kann.

Der Eingang jeder Unterschrift wird im System vermerkt. Liegen alle Unterschriften vor, bestätigt der Rechtemanager die Übernahme der Datensammlung ins Repositorium. Jeder Datengebende erhält eine Kopie des unterzeichneten Vertrags per E-Mail. Die Originale verbleiben bei der Universität. Danach erfolgt die technische Aufbereitung und Übernahme der Datensammlung in das Repositorium. → Archivierung und Bereitstellung

Die Datensammlung kann während dieser Phase eingesehen, aber nicht bearbeitet werden. Soll die Datensammlung zurückgezogen werden, ist eine Kontaktaufnahme mit dem ZIMK-Servicepunkt erforderlich.